Como fechar o número de convidados do buffet
Equipe Amorei · Atualizado em · 5 min de leitura
Para fechar o número do buffet, peçam a confirmação de presença por família com prazo de 30 a 45 dias antes da festa, cobrem um por um quem não respondeu e passem o número final no prazo do contrato, que costuma ficar entre 10 e 15 dias antes. Contem só quem confirmou, separem as crianças pela faixa de preço do buffet e combinem com ele a margem para quem confirma e não vem.
O buffet cobra por pessoa, e a pessoa que conta é a que confirmou, não a que foi convidada. A diferença entre as duas listas é o que faz o casal pagar prato vazio ou ver a comida acabar antes da pista abrir. Este guia mostra o caminho da lista de convidados até o número que vai no contrato.
Quando o buffet pede o número
| Quando | O quê |
|---|---|
| Na assinatura do contrato | Uma estimativa, para o orçamento e o espaço |
| 60 a 90 dias antes | O convite, com o link do site e o prazo para responder |
| 30 a 45 dias antes | O prazo da confirmação de presença |
| 1 semana depois do prazo | A cobrança individual de quem não respondeu |
| 10 a 15 dias antes | O número final para o buffet (confiram o prazo no contrato de vocês) |
| Na semana da festa | O mapa de mesas, com os nomes de quem confirmou |
Por que a lista de convidados não é o número do buffet
- Nem todo convidado vem. Quem mora longe, quem tem outro compromisso e quem simplesmente não responde.
- Criança tem outro preço. Muitos buffets cobram por faixa de idade, e a de colo às vezes não paga.
- Os fornecedores comem. Fotógrafo, banda e cerimonial podem entrar na conta. Perguntem ao buffet se a refeição da equipe está no contrato.
- Sempre tem alguém de última hora. Uma margem pequena, combinada antes, evita o susto no dia.
Como chegar ao número final
- Fechem o prazo da confirmação e não aceitem resposta solta no WhatsApp: tudo pelo link, para a lista ficar num lugar só.
- Contem só os confirmados. Quem não respondeu não entra até responder.
- Separem as crianças pela faixa de preço do buffet.
- Somem os fornecedores, se o contrato pedir.
- Combinem com o buffet a margem para quem confirma e não vem. Muitos contratos já preveem uma tolerância.
Na Amorei a confirmação é por convite: cada família recebe o próprio link e só marca as pessoas dela, então ninguém confirma um acompanhante que não estava no convite. Criança conta como pessoa no painel; a separação por idade fica com vocês, na hora de passar o número.
Cobrando quem não respondeu
É aqui que o número fecha ou não fecha. Uma semana depois do prazo, filtrem quem ainda não respondeu e mandem uma mensagem para cada um. No painel da Amorei esse filtro está na lista de convidados, e o convite sai de novo com um toque, com o nome da pessoa no link.
Levando a lista ao buffet
Com o número fechado, a lista de convidados sai do painel em Excel ou PDF, para o buffet e o cerimonial. No plano grátis cabem até 85 convidados; no Nosso Dia, até 180 convidados; no Grande Dia, até 400 convidados.
O guia de como pedir a confirmação, com as mensagens do convite e do lembrete, está em confirmação de presença de casamento.
